Как правильно заполнить трудовую книжку — полное руководство

02.05.2017

Гусарова Юлия

Работодатель обязан внести запись в трудовую книжку о приеме на работу каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной (ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 Трудового кодекса РФ).

07.09.2017

А вы знали, что трудовая книжка – один из немногих документов, благодаря которым мы еще не разучились писать?

Для них пока еще не придумали электронного варианта, поэтому заполнять их можно только вручную.

Звучит как фантастика на фоне повсеместной автоматизации, но это действительно так.

Все, что еще нужно знать об этих книжках, читайте в этом материале.

Обязанность вести трудовые книжки есть у каждого работодателя, независимо от того, организация это или всего лишь предприниматель, принимается ли сотрудник на постоянной основе или временно для сезонных работ. Это закреплено в части 3 ст.66 ТК РФРФ.

Есть два исключения:

— ИП не заводит книжку сам на себя;

— работодатель – не ИП и не компания, а всего лишь физлицо.

Если работник нанимается по гражданско-правовому договору, то запись в его трудовой делать не нужно. В сервисе «Мое дело» вы сможете вести отдельный учет штатных сотрудников и нанятых по договорам ГПХ.

Запись в трудовой книжке делается только на шестой день после того, как оформили нового сотрудника. Почему на шестой?

По закону запись делается только на тех работников, которые проработали в фирме или у ИП минимум 5 дней.

Трудовую книжку на работника должен завести первый работодатель. Потом она так и будет кочевать с места на место вместе с работником.

Пока действует трудовой договор, книжка хранится у работодателя, и он регистрирует все движения по ней в специальном журнале учета.

Заполнение титульного листа

Если у будущего сотрудника нет книжки, организация должна ее завести. Чистые бланки приобретаются в типографиях или в специализированных магазинах.

Записи нужно делать ручками: перьевыми, гелиевыми, шариковыми. Допустимые цвета – синий, черный, фиолетовый.

На титульном лист вписывается:

— Ф.И.О полностью;

— образование, профессия, специальность;

— дата рождения — арабскими цифрами число, месяц, год;

— дата заполнения.

Работник должен расписаться в специально отведенном месте.

Со стороны работодателя подписывается и ставит печать ответственное лицо: руководитель или специалист по кадрам.

Исправления на титульном листе делать нельзя.

Если сотрудник отдела кадров при заполнении ошибся, сценарий только один – уничтожить по акту испорченную книжку и завести новую.

Зачеркивание разрешено только в одном случае, когда изменились личные данные работника.

Сведения о работе

Здесь делаются записи, когда человека принимают на работу, переводят в пределах одного предприятия или увольняют.

Если кандидат пришел устраиваться уже со своей книжкой на руках, заполнение трудовой начинается именно с этого раздела и в такой последовательности:

— в графе 3 в виде заголовка указывается полное и сокращенное наименование работодателя (если оно есть). Сокращенное наименование можно указывать в отдельной строке за скобками или без них.

Разрешается использовать штамп с полным и сокращенным наименованием работодателя.

— в графе 1 под наименованием работодателя ставится порядковый номер записи;

— в графе 2 – число, месяц и год приема;

— в графе 3 – непосредственно запись о приеме на работу с указанием наименования должности, профессии, специальности, квалификации. Образец записи в трудовой: «Принят на должность бухгалтера 1 категории».

— в графе 4 ставится номер и дата приказа о приеме на работу.

Перевод оформляется так же, но запись будет начинаться не с «принят…», а «переведен…», а в графе 4 нужно будет написать номер приказа о переводе.

Запись при увольнении

Номер записи будет следующим после записи о приеме либо переводе. Пустая строка не оставляется. Дата записи – последний день работы по приказу.

В графе 3 трудовой книжки указывается причина увольнения:

— по собственному желанию;

— из-за ликвидации предприятия или ИП;

— по соглашению сторон;

— из-за систематических нарушений дисциплины;

— по сокращению штата;

— в связи со смертью работника.

Какова бы ни была причина, нужно указать номер статьи ТК, по которой сотрудник увольняется.

Пример: «уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

В графе 4 – номер и дата приказа об увольнении.

В графе 3 в следующей строке ниже указывается должность ответственного лица организации (ИП), его подпись, фамилия и инициалы. Ставится печать (при наличии).

В той же графе строкой ниже работник пишет «ознакомлен», расписывается и ставит фамилию с инициалами.

После этого ему еще нужно расписаться в книге учета трудовых книжек и тогда уже бывший работник получает свою книжку на руки.

Учет наемных сотрудников – это не только книжки.

Это еще и приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры; оформление отпускных, больничных, командировок.

Все эти документы в автоматическом режиме формируются в сервисе «Мое дело» на актуальных бланках и с учетом действующих требований.

Более того, система сама рассчитывает заработную плату, страховые взносы и другие выплаты персоналу.

И это еще не все. Все отчеты, которые обязан сдавать работодатель: 2-НДФЛ, 6-НДФЛ, СЗВ-М, СЗВ-стаж, 4-ФСС, расчет по страховым взносам тоже формируются автоматически с вашими реквизитами.

Единственное, чего не умеет наш сервис – вручную заполнять трудовые книжки, но со всем остальным справляется на ура.

Зарегистрируйтесь и увидите все сами.

Как правильно заполнить трудовую книжку — полное руководство

Добавить комментарий Отменить ответ