Каков срок хранения приказа об отпуске по беременности и родам?

Каков срок хранения приказа об отпуске по беременности и родам?

Документы, с которыми работает кадровая служба, являются кадровыми документами. Их можно разделить на три группы:

Следовательно, приказы бывают:

– по личному составу;

– по основной деятельности;

– по административно-хозяйственной деятельности.

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет. Следовательно, целесообразней их хранить в отдельных папках.

У вас не останется вопросов о Сроке хранения приказов на командировку после прочтения статьи по ссылке.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие долговременный срок хранения (75 лет):

Также необходимо отметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

Подобная классификация приказов находит свое отражение в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

К приказам по административно-хозяйственной деятельности относятся темы, раскрывающие содержание административно-хозяйственной функции:

1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

2. Эксплуатация зданий, помещений;

3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

4. Охрана.

Папки с такими приказами должны храниться 5 лет.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Перечислить все вопросы, которые относятся к основной деятельности и которые могут быть предметом регулирования посредством приказов, невозможно. Можно лишь обозначить основные тематические группы приказов (распоряжений) по основной (производственной) деятельности предприятия:

1) утверждение структуры организации, ее дальнейшее изменение;

2) утверждение (изменение) штатного расписания;

3) сокращение штатной численности;

4) утверждение (изменение) локальных нормативных актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов);

5) планирование деятельности;

6) проведение аттестации персонала;

7) контроль за деятельностью (отчетность);

8) установление режима работы и внесение изменений в него;

9) финансирование деятельности;

10) материально-техническое обеспечение;

11) информационное и документационное обеспечение;

12) и многое другое в зависимости от специфики деятельности организации.

Данные приказы необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации.

Таким образом, можно сказать, что Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родамможно отнести к первой группе приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет.

Подробности в материалах Системы:

Порядок работы с документами

Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота, как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации.

При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Виды кадровых документов

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:

Кадровая служба осуществляет делопроизводство путем подготовки проектов, согласования и издания организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, их регистрации, учета и хранения. В качестве инструмента для выполнения этой задачи можно использовать номенклатуру дел.

Организационные и распорядительные документы являются внутренними документами организации.

Организационные документы

К организационным документам, в частности, относятся:

Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся:

Подготовка организационных и распорядительных документов

При подготовке организационных и распорядительных документов используйте унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. При этом допускается оформление документов в произвольной форме, так как унифицированные формы не охватывают все кадровые операции (например, смена фамилии, дисциплинарное взыскание и т. д.). Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности

К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п.

Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Приказ по личному составу: от создания до архива

Работа с приказами по личному составу – одно из самых распространенных направлений в деятельности кадровых служб. Вместе с тем на практике возникает еще много вопросов по процедуре создания этого документа. Сегодня мы расскажем о том, как подготовить проект приказа по личному составу, как придать ему юридическую силу, как правильно организовать текущее и архивное хранение этого документа.

Виды приказов

Любой приказ – это распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем организации и содержащий обязательные для исполнения предписания. В делопроизводстве выделяют два вида приказов: по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по личному составу регулируют правоотношения между работником и работодателем. Этим видом документов оформляют такие процедуры, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпусков, командирование, изменение фамилии, поощрение и взыскание.

Приказы по личному составу относятся к наиболее важным документам, образующимся в кадровом делопроизводстве, и являются основными в деятельности кадровой службы любой организации, независимо от формы собственности. В соответствии с трудовым законодательством, а также законодательством о бухгалтерском учете на основании приказов осуществляются практически все действия, совершаемые работодателем в сфере работы с кадрами. Ведутся учетные формы, личные дела, трудовые книжки и другие документы работников. Документы-основания к приказам по личному составу либо включаются в личное дело работника, либо образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Что служит основанием для приказа?

В каждом приказе по личному составу должна обязательно содержаться ссылка на документ, послуживший основанием для издания данного приказа. Давайте посмотрим, какие основания существуют для издания того или иного приказа (таблица ниже).

Создание проекта приказа

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и включают с себя следующие реквизиты*:

Текст приказа следует излагать кратко в повелительной форме. Текст распорядительной части приказа по личному составу разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой. Он состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания приказа. В распорядительной – перечислены конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Кроме того, обязательно должны быть перечислены основания для издания приказа. Обратите внимание, что дата приказа и регистрационный номер пишутся от руки после завершения процедуры оформления приказа. Ведь как можно заранее присвоить номер и дату документу, который еще не подписан? Вполне возможно, что проект приказа будет переделываться, а за это время в книге регистрации нумерация уйдет далеко вперед.

Согласование и подпись проекта приказа

Проекты приказов по личному составу чаще всего готовятся кадровой службой по представлению (например, в докладной или служебной записке) руководителей структурных подразделений и согласовываются с заинтересованными должностными лицами. Они представляются на подпись директору, лицу, исполняющему его обязанности, или заместителю директора в соответствии с распределением обязанностей и должностными инструкциями. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Согласование проектов приказов в структурных подразделениях организации осуществляется в срок, определенный локальными актами, например до пяти дней с момента их поступления, и оформляется визами руководителей структурных подразделений или должностных лиц, официально их замещающих. В случае внесения в проект приказа на стадии согласования существенных изменений он подле¬жит переоформлению и повторному согласованию.

Роман С., преподаватель Физико-математического лицея, 24 февраля 2009 года не вышел на работу, в тот день был составлен акт об отсутствии работника на рабочем месте. На следующий день руководитель учебной части, которому в соответствии с должностной инструкцией подчинялся работник, потребовал от него написать объяснительную записку. 27 февраля Роман указал в объяснительной записке, что уважительных причин для прогула у него не было. В тот же день руководитель учебной части подал докладную записку на имя директора лицея с просьбой привлечь Романа к дисциплинарной ответственности и обязать кадровую службу подготовить проект приказа о привлечении Романа к дисциплинарной ответственности, то есть об объявлении выговора.

Кадровой службой 2 марта был подготовлен соответствующий проект приказа. Проект приказа в течение пяти дней (в соответствии с локальным актом «Положение о документообороте») был согласован с корпоративным юристом лицея и руководителем учебной части, а 3 марта подписан директором лицея, в тот же день Роман был ознакомлен с приказом под роспись.

Хранение приказов по личному составу

Приказы по личному составу оформляются, как правило, в нескольких экземплярах (оригинал и копии): оригинал подшивается в соответствующее дело, которое хранится в кадровой службе; первая копия хранится в бухгалтерии и является основанием для проведения бухгалтерских операций; вторая копия помещается в личное дело работника в случае, если оно ведется. В кадровой службе обязательно должны сохраняться первые экземпляры (оригиналы), которые доводятся до сведения работников под роспись.

Подготовка приказов по личному составу к длительному хранению начинается в период составления номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве. В конце каждого года составляется сводная номенклатура дел на будущий год, соответствующим разделом в которую включаются документы кадровой службы. Документы раздела кадровой службы представляют собой систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в процессе ее деятельности, с указанием сроков хранения. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов, формирования их в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Приказы по личному составу формируются в дела в зависимости от сроков их хранения.

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной записи (листа-заверителя); составление внутренней описи документов дела; оформление обложки (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело). Документы, помещенные в дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетены таким образом, чтобы сохранялась возможность свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

В соответствии с законодательством приказы по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет**.

Обратите внимание, что при большом объеме приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, удобнее их формировать в дела по вопросам деятельности. Например, отдельно приказы, связанные с трудовым стажем (о приеме, увольнении, перемещении работников), и приказы, в которых содержатся сведения о заработной плате (приказы о премировании, поощрении).

Сроки хранения приказов по личному составу

Итак, подведем итог сказанному. Приказ по личному составу начинает свою жизнь с документа-основания, в соответствии с которым готовится проект самого приказа, далее он проходит согласование в структурных подразделениях организации. После этого приказ подписывается руководителем организации, доводится до сведения сотрудника и хранится в кадровой службе организации до момента сдачи в архив.

* Постановление Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»).

** Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.



Сохрани статью себе в соцсеть!




Комментарии ( 0 )
    Оставить комментарий

    Ваш электронный адрес не будет опубликован. Обязательные поля помечены *