Уроки информатики в школе — Слияние документов . Продолжение

Слияние документов в Microsoft Office. Продолжение

Шаг 4. Вставка полей слияния

Чтобы переменная информация из источника данных правильно переносилась в основной документ перед выводом готового документа на печать, необходимо расставить в основном документе так называемые поля слияния. Вставка полей слияния производится на шаге 4 Мастера слияния.

На этом этапе возможна вставка целых блоков полей слияния (Блок адреса, Строка приветствия, Почтовая марка).

Для вставки отдельных полей слияния из источника данных надо поставить курсор в место вставки поля и выбрать нужное поле.

Для этого надо либо выбрать пункт Другие элементы шага4 Мастера слияния, либо нажать кнопку Добавить поле слияния на панели инструментов Слияние .

В результате отобразится окно диалога Добавление поля слияния, где из списка всех полей слияния, которые доступны для вставки в основной документ, можно выбрать нужное и щелкнуть по кнопке Вставить.

Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

Вставка блока адресов для конверта, наклейки, почтового сообщения или письма

На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите формат имени получателей для конвертов. Нажмите кнопку ОК. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вставка строки приветствия в почтовое сообщение или письмо

На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Строка приветствия. В диалоговом окне Вставка строки приветствия сделайте следующее:

Нажмите кнопку ОК.

В меню Файл выберите команду Сохранить.

Вставка данных из электронной таблицы в почтовое сообщение или письмо

При необходимости повторите действия шага 4, а по окончании нажмите кнопку Закрыть.

Для правильного отображения данных слияния необходимо вставлять пробелы и знаки пунктуации между полями, до и после знаков поля слияния (« »). Чтобы поместить поле слияния в новой строке, нажмите клавишу ENTER. Для выделения данных слияния можно отформатировать поля слияния. Например, можно сделать адрес полужирным или выделить название продукта другим шрифтом.

Результат:

3. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Дополнительные сведения о добавлении полей из электронной таблицы в документ слияния см. в статье Вставка полей слияния. Если же вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние для массовой рассылки почты в Word

Шаг 5. Предварительный просмотр и завершение слияния

Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты и убедитесь, что содержимое в порядке, после чего можно завершить процесс слияния.

2. Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопокСледующая запись и Предыдущая запись , посмотрите, как записи будут отображаться в документе.

3. В группе Завершение нажмите кнопку Найти и объединить и выберите вариант Печать документов или Отправить электронные сообщения.

4. Нажать кнопку Далее

Шаг 6. Завершение слияния

При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

• Уроки информатики в школе - Word_задание 1_2016 г
• Оптимизация GTA 5 - как повысить ФПС на слабых ПК, настройки графики
• Буфер обмена в телефоне: где находится и как использовать
• Настройка windows XP, 7, 8, 10 в Новороссийске
• Настройка каналов Триколор ТВ на телевизорах Samsung DVB-S2 с установленным модулем доступа Триколор ТВ MPEG4
• OpenCart - предпросмотр опций товаров в категориях, рекомендуемых, новинках
• Как почистить Андроид от мусора
• Skype (скайп) не удалось установить соединение: что делать, как исправить
• Взрывной динамичный эффект для баскетболиста. Часть 1
• MLC или TLC - что лучше для увеличения производительности ноутбука или ПК