Образец приказа по личному составу. Кадровое делопроизводство: приказы

04.11.2017

Образец приказа по личному составу. Кадровое делопроизводство: приказы

Приказы по личному составу относятся к ключевым источникам документооборота на современных предприятиях. В чем заключается специфика их составления? Как могут выглядеть данные документы?

Что представляют собой приказы по личному составу?

Законодательство России, регулирующее кадровое делопроизводство, предполагает регулярное применение на предприятиях различных локальных правовых актов. В числе таковых — приказы. Принято классифицировать их на 2 основные разновидности. А именно:

В данном случае речь идет о правовом акте второго типа.

Приказ по личному составу — разновидность распорядительной документации предприятия. Данные источники издаются фирмой в целях юридического оформления:

Данные задачи предполагают, что фирма будет издавать соответствующие виды приказов по личному составу. Какими они могут быть?

Например, есть приказы:

Внесение и корректировка сведений, фиксируемых в трудкнижках и иных кадровых документах, во многих случаях осуществляется на основе приказов, о которых идет речь.

Формы приказов по основной деятельности

На российских предприятиях активно используются унифицированные приказы по личному составу — на основе форм, утвержденных в различных источниках права. Главный из них — Постановление Госкомстата № 1, которое было издано ведомством 5 января 2004 года. Выделяют следующие основные виды приказов по личному составу, что определены соответствующим Постановлением:

Стоит отметить, что в документообороте предприятий могут использоваться также собственные формы приказов, если это не запрещено законодательством. Это также возможно в том случае, если тот или иной образец приказа по личному составу в виде унифицированной формы не утвержден законодательно.

Если фирма составляет тот или иной документ самостоятельно — рекомендуется применять положения специального государственного стандарта, ГОСТ Р 6.30-2003. Как может выглядеть унифицированный приказ по личному составу? Пример подобного документа — на картинке ниже.

В данном случае рассматривается образец приказа о приеме на работу по унифицированной форме № Т-1.

Унифицированные формы приказов чаще всего применяются в бюджетных организациях, а также на государственных предприятиях. Во многих случаях это обусловлено наличием утвержденных ведомственных образцов источников.

В свою очередь, в частных фирмах довольно часто применяются собственные бланки приказов. Но, как правило, только в тех случаях, когда для решения задач кадровой службы не утвержден унифицированный документ. Если таковые находятся в обороте, то обычно предприятия не тратят время на создание новых бланков, которые, по сути, будут дублировать унифицированные. Которые к тому же характеризуются довольно высокой степенью удобства, с точки зрения структуры.

Как могут выглядеть разработанные фирмой самостоятельно образцы кадровых приказов? Пример одного из них — на следующей картинке.

В данном случае рассматривается образец приказа об утверждении графика отпусков. Он, как правило, представлен в довольно простой структуре.

Отметим, что обычно у предприятий нет особых причин заменять унифицированные бланки внутрикорпоративными образцами — если только в фирме не организовано особо сложных форматов производства, требующих учреждения отдельных механизмов учета. Или же, если их структура достаточно проста — как в случае с графиком отпусков.

Можно отметить, что существует довольно много критериев классификации приказов, о которых идет речь. В числе таковых — структура документа. Рассмотрим ее особенности подробнее.

Структура приказов: простые и сложные документы

Итак, важнейший критерий классификации рассматриваемых приказов — структура. В соответствии с ним документы делятся на основных 2 типа — простые и сложные.

Приказы 1 типа характеризуются наличием 1 распорядительного блока (со словами «принять», «освободить от должности», «перевести» и т. д.). В случае если это, к примеру, приказ о назначении 1 специалиста, то он будет рассматриваться как индивидуальный, если в его юрисдикции — несколько сотрудников, то он будет именоваться сводным документом.

Если в источнике несколько распорядительных блоков, то он будет считаться сложным. Они довольно распространены, но их применение считается весьма трудоемким процессом даже при использовании современных технических решений, поскольку в этом случае может возникнуть необходимость в сопоставлении больши
х объемов данных, которые расположены в разных разделах, по существу.

Теперь перейдем к изучению различных элементов структуры документа, которые могут содержать приказы в организации.

Элементы структуры приказов по личному составу

Главный элемент приказа — раздел. Он состоит из пунктов. Они должны включаться в приказ на основании определенного документа. При этом на него нужно привести ссылку. Если составляется, к примеру, приказ о назначении человека на какую-либо должность, то соответствующие пункты могут включаться в документ на основании:

Рекомендуется вписывать в приказ слово «основание», после — указывать ссылку на тот или иной документ. В рассматриваемом источнике должен быть отражен тот факт, что человек, назначенный на ту или иную должность, ознакомлен с положениями приказа. В данном случае нужно включать в документ фразу «с приказом ознакомлен», после которой сотрудник, изучивший соответствующий источник, ставит свою подпись и указывает дату.

В приказах — в частности, если кадровое делопроизводство осуществляется, опять же, в целях отражения факта назначения сотрудника на должность, необходимо приводить юридически значимые формулировки. Например, связанные со сроком заключения контракта с работником, величиной его зарплаты, расписанием его работы.

Таким образом, типичная структура приказа по личному составу предполагает наличие в нем блоков, отражающих:

Рассматриваемые документы могут дополняться различными приложениями. Они могут быть представлены в самом широком спектре. Так, в приложениях к приказам по личному составу могут отражаться перечни должностей сотрудников, находящихся в юрисдикции соответствующего документа. В приложении к приказу могут фиксироваться данные, которые проблематично отразить непосредственно в тексте документа — например, это могут быть графики, картинки, схемы, необходимые для разъяснения текстового содержания документа.

Составление приказов: на что обратить внимание?

На что следует обращать особое внимание при оформлении рассматриваемых документов?

Прежде всего, как отмечают эксперты, составление приказов по личному составу не должно осуществляться с использованием сокращений. Формулировки следует включать в документ без сокращений.

Следующий важнейший критерий корректного оформления соответствующих документов — отсутствие в них сведений об источниках с разными сроками хранения. Например, связанные с отпусками и командировками приказы по личному составу хранятся в соответствии с действующими стандартами 3 года. Документы, отражающие сведения о приеме сотрудников на работу, должны храниться в архиве фирмы 75 лет.

Таким образом, в каждом приказе должны быть отражены данные об источниках с одинаковым сроком хранения.

Полезно будет рассмотреть основные этапы издания документов, о которых идет речь.

Этапы издания приказов по личному составу

Прежде всего, стоит отметить, что в зависимости от конкретных стандартов, по которым в фирме осуществляется кадровое делопроизводство, приказы по личному составу могут составляться по разным принципам. Но в общем случае их издание предполагает решение ответственными специалистами фирмы таких задач, как:

Подготовка решения об издании приказа

Решение первой задачи может быть осуществлено с использованием сведений, которые содержатся в служебных записках, внутрикорпоративных справках, актах. Внутренние приказы, как правило, основываются на локальных правовых актах, и их перечень может быть весьма широким. Проекты документов, о которых идет речь, обычно составляются при участии ответственных сотрудников кадровых служб предприятия. При этом их работа может вестись на основании представлений, что подписываются руководителями различных структурных подразделений фирмы.

В качестве основы для соответствующих документов могут применяться образцы кадровых приказов, которые традиционно используемые компанией. Главное при решении рассматриваемой задачи — внимательно изучить факторы, предопределяющие издание документа, основания для разработки приказа. Важно, чтобы формулировки, которые включаются в соответствующий документ, соответствовали нормам законодательства.

Сбор данных для оформления приказа

Следующая задача ответственных специалистов фирмы, составляющих тот или иной образец приказа по личному составу — собрать необходимую информацию в целях издания документа. Она может быть представлена:

Разработка проекта приказа

После того как информация собрана, компетентные специалисты разрабатывают непосредственно проект приказа по личному составу. Решение данной задачи предполагает, прежде всего, корректное оформление документа. В нем желательно указать, что разрабатывается именно проект, образец приказа по личному составу, а не официальный локальный правовой акт. То есть — написать на документе слово «проект». Однако, текст в источнике должен быть приведен максимально приближенный к тому, что должен присутствовать в официальном приказе. Возможно, что компетентный руководитель предварительно утвердит текст документа в изначальном виде.

Если приказ — по форме, а также по содержанию, согласован — сразу или же с корректировками, то его можно направлять на подписание. В чем заключается данная процедура?

Подписание приказа и передача его сотрудникам

В принципе, в ней нет ничего сложного — главное, чтобы у человека, заверяющего документ, были на то полномочия. Как правило, подписывает приказы по личному составу руководитель фирмы. К нему передается полностью подготовленная форма — унифицированная или внутрикорпоративная, с информацией, что внесена в нее ответственными специалистами. Подписание документа предполагает указание должности человека, руководящего фирмой, его Ф. И. О., а также проставление им подписи.

В соответствии с правилами, которые установлены внутри фирмы, осуществляется, если это необходимо, аннулирование документа.

После заверения руководителем документ передается сотруднику, который должен с ним ознакомиться. Тот факт, что человек изучил документ, может подтверждаться его подписью на приказе или дополняющей его регистрационной форме.

Изучим теперь то, как осуществляется ведение приказов по личному составу. Главная задача, которую решают ответственные сотрудники фирмы при этом — регистрация рассматриваемых документов.

Регистрация приказов: нюансы

Процедура, о которой идет речь, предполагает внесение сведений о приказе в специальных внутрикорпоративных регистрах. Считается, что тот или иной утвержденный образец приказа по личному составу приобретает юридическую силу только по факту регистрации соответствующего источника в компании. Если данная процедура в отношении
документа не осуществлена, то правовые последствия — для сотрудников и руководства фирмы, не наступают.

Регистрация приказов по личному составу, как мы отметили выше, является важнейшим аспектом ведения данных документов. Соответствующая процедура предполагает решение 3 задач:

Регистрироваться в фирме должны все источники, классифицируемые как распорядительные, отчетные, финансовые. Должны вноситься во внутрикорпоративные регистры сведения и о документах, которые поступают от сторонних хозяйствующих субъектов. Приказы по личному составу, как и любой другой источник, при регистрации получают индивидуальный номер, а также индексы, необходимые с точки зрения оптимальной классификации соответствующих источников.

Регистрироваться в кадровом учете должны все документы, которые подлежат исполнению, а также используются в целях учета и информирования заинтересованных сотрудников о тех или иных хозяйственных фактах. Приказы по личному составу, безусловно, относятся к таким источникам.

Процедура регистрации документа осуществляется 1 раз — непосредственно при их издании руководством (как в случае с приказами, о которых идет речь) или же при поступлении со стороны внешнего субъекта. В случае если источник перемещается из одного структурного подразделения фирмы в другое, то повторно регистрировать его не нужно.

Существует 3 основных метода регистрации источников, используемых в документообороте организации.

Во-первых, это журнальная регистрация, предполагающая детальное отражение в специальных регистрах сведений о том, в какой структуре и в каких целях издан тот или иной приказ по личному составу, пример какого-либо приложения к нему.

Во-вторых, есть карточный формат регистрации сведений об источниках, что используются в рамках внутрикорпоративного документооборота. Он представляет собой оформление контрольных карточек для источников, а также их объединение в специализированные картотеки.

В-третьих, есть автоматизированная регистрация документов. Она предполагает внесение сведений о приказах, о которых идет речь, и иных источниках, во внутрикорпоративные регистры автоматически — с использованием специального ПО и необходимой инфраструктуры (например, принтеров, сканеров, сетевых интерфейсов).

Существует нормативный акт, в соответствии с которым должны регистрироваться нормативные документы — Приказ Минкультуры РФ № 536, который был принят 8 ноября 2005 года. Данный источник права предполагает отражение в регистрах:

Внесение в реестры организации сведений о тех или иных приказах может осуществляться и с применением иных критериев их классификации. Например, кадровая служба может подразделять соответствующие источники на те, что связаны конкретно с отпусками сотрудников, командировками, выдачей им поощрений. Обычно чем большее количество приказов формируют документооборот фирмы, тем более оптимальным будет классифицировать их в отдельные базы в рамках реестра.

Хранение приказов

Еще один важнейший аспект ведения приказов в фирме — их хранение. Выше мы отметили, что приказы по личному составу хранятся в зависимости от конкретного назначения документа в рамках определенных сроков. Поэтому документы, классифицируемые по соответствующему признаку, должны размещаться в разных местах.

Любой приказ по личному составу (бланк для него) необходимо хранить отдельно от тех источников, которые имеют отношение к основной деятельности предприятия. Документы, зарегистрированные и направленные на хранение, должны быть представлены в виде оригиналов.

Приказы по личному составу обычно объединяются в дела, представляющие собой систематизированные комплекты различных документов. Ответственному специалисту кадровой службы необходимо осуществлять подшивку дел, осуществлять корректную нумерацию размещенных в нем листов, дополнять необходимыми описями, оформлять обложки для соответствующих комплектов документов.

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *